El libro diario es el libro contable donde se anotan, por orden de fecha, todos los asientos de la empresa. Abajo tienes cómo se hace, las reglas del debe y el haber y un ejemplo de libro diario resuelto con 11 asientos de un mes completo, con su libro mayor y su balance de comprobación. También puedes descargar el ejercicio en PDF.
Cómo leer los asientos: delante de cada cuenta hay una bolita de color que indica su tipo (activo, pasivo, patrimonio neto, gasto o ingreso) y, detrás, una flecha que dice si aumenta ▲ o disminuye ▼. Debajo de cada asiento puedes abrir «¿Por qué va cada cuenta en su lado?». La idea de fondo está en debe y haber: dónde aumenta y disminuye cada cuenta.
En 30 segundos
- El libro diario recoge todas las operaciones en orden cronológico, cada una en forma de asiento.
- Cada asiento lleva número, fecha, cuentas, importes en el debe y en el haber y, a veces, un concepto.
- En cada asiento, la suma del debe es igual a la del haber (partida doble).
- Empieza con el asiento de apertura y termina con el asiento de cierre.
- Es obligatorio para las sociedades y para los empresarios con actividad mercantil.
¿Qué es el libro diario?
Es el registro de todo lo que pasa en la empresa con trascendencia económica, día a día. Cada compra, venta, cobro, pago o amortización se convierte en un asiento, y los asientos se van anotando uno detrás de otro con su fecha. Si quieres saber qué hizo la empresa el 15 de marzo, lo buscas en el diario.
Junto con el libro de inventarios y cuentas anuales, es uno de los libros contables obligatorios según el Código de Comercio. La ley permite anotar totales agrupados por periodos de hasta un trimestre, siempre que el detalle esté en otros registros. Se legaliza de forma telemática en el Registro Mercantil después de cerrar el ejercicio.
Cómo es un libro diario: columnas y formato
Hoy se lleva con un programa de contabilidad, pero el formato es el mismo que en papel y el que te piden en los exámenes:
| Nº | Fecha | Debe | Cuenta | Haber |
|---|---|---|---|---|
| 3 | 08/01 | 2.500,00 | (600) Compras de mercaderías | |
| 525,00 | (472) Hacienda Pública, IVA soportado | |||
| a (400) Proveedores | 3.025,00 |
- Nº de asiento: correlativo durante todo el ejercicio (el 1 es el de apertura).
- Fecha de la operación.
- Cuentas del debe arriba, con su importe a la izquierda.
- Cuentas del haber debajo, precedidas de «a», con su importe a la derecha.
- Algunos profesores piden también una línea de concepto («s/fra. n.º 25») o escribir «Por» delante de las cuentas del debe. Son variantes del mismo formato.
Reglas para anotar en el debe y en el haber
| Tipo de cuenta | Aumenta en el… | Disminuye en el… | Ejemplos |
|---|---|---|---|
| Activo (bienes y derechos) | Debe | Haber | (217) Ordenadores, (300) Mercaderías, (430) Clientes, (572) Bancos |
| Pasivo (deudas) | Haber | Debe | (400) Proveedores, (170) Préstamos a largo plazo, (477) IVA repercutido |
| Patrimonio neto | Haber | Debe | (100) Capital social, (113) Reservas voluntarias |
| Gastos (grupo 6) | Debe | — | (600) Compras, (628) Suministros, (640) Sueldos |
| Ingresos (grupo 7) | Haber | — | (700) Ventas, (705) Prestaciones de servicios |
Con estas cinco filas se resuelven casi todos los asientos. El truco es preguntarse, para cada cuenta que interviene, si aumenta o disminuye.
Cómo hacer el libro diario, paso a paso
- Abre el ejercicio con el asiento de apertura (número 1, a 1 de enero).
- Lee cada operación y localiza qué elementos cambian: ¿entra o sale dinero?, ¿nace una deuda?, ¿hay un gasto o un ingreso?
- Elige la cuenta del Plan General Contable para cada elemento.
- Decide si va al debe o al haber con la tabla de arriba.
- Calcula los importes: base, IVA (21 %, 10 % o 4 %) y total. Si el IVA va incluido, divide entre 1,21 para sacar la base.
- Comprueba que el debe y el haber suman lo mismo antes de pasar al siguiente asiento.
- Numera los asientos y anota la fecha, siempre en orden cronológico.
Ejemplo de libro diario resuelto
Enunciado: Comercial Arce, S.L. se dedica a la compraventa de mercaderías. A 1 de enero tiene: mobiliario, 6.000 €; mercaderías, 5.000 €; clientes, 3.000 €; dinero en el banco, 20.000 €; proveedores, 4.000 €; reservas voluntarias, 5.000 €, y capital social, 25.000 €. En enero realiza las operaciones siguientes (IVA del 21 %). Anótalas en el libro diario. El asiento 1 es el de apertura, así que las operaciones empiezan en el 2.
- 2. 03/01: Compra un ordenador por 1.000 €, IVA incluido, y lo paga por transferencia.
- 3. 08/01: Compra mercaderías por 2.500 € más IVA. Queda pendiente de pago.
- 4. 12/01: Vende mercaderías por 800 € más IVA. El cliente pagará más adelante.
- 5. 15/01: El cliente de la operación anterior devuelve mercaderías por 230 €, IVA incluido.
- 6. 20/01: Vende mercaderías por 7.000 € más IVA. El cliente acepta una letra de cambio a 10 meses.
- 7. 22/01: Paga por transferencia la factura de la operación 3.
- 8. 25/01: Entrega a un proveedor un anticipo de 2.000 € más IVA por transferencia, a cuenta de un pedido de mercaderías.
- 9. 26/01: Le cargan en el banco la factura de la luz: 150 € más IVA.
- 10. 28/01: Recibe del proveedor de la operación 8 mercaderías por 4.200 € más IVA. Descuenta el anticipo y paga el resto por transferencia.
- 11. 30/01: El cliente de las operaciones 4 y 5 paga por transferencia lo que debía.
Intenta hacerlo antes de mirar la solución. Va asiento por asiento, con la explicación de cada cuenta.
Asiento 1 (01/01): Asiento de apertura
| Debe | Cuenta | Haber |
|---|---|---|
| 6.000,00 | (216) Mobiliario | |
| 5.000,00 | (300) Mercaderías | |
| 3.000,00 | (430) Clientes | |
| 20.000,00 | (572) Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros | |
| a (100) Capital social | 25.000,00 | |
| a (113) Reservas voluntarias | 5.000,00 | |
| a (400) Proveedores | 4.000,00 | |
| 34.000,00 | Total | 34.000,00 |
El primer asiento del año recoge el balance inicial: las cuentas de activo en el debe y las de patrimonio neto y pasivo en el haber. Lo explico en detalle en el asiento de apertura con ejemplos.
Asiento 2 (03/01): compra de un ordenador
Compra un ordenador por 1.000 €, IVA incluido, y lo paga por transferencia.
| Debe | Cuenta | Haber |
|---|---|---|
| 826,45 | (217) Equipos para procesos de información | |
| 173,55 | (472) Hacienda Pública, IVA soportado | |
| a (572) Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros | 1.000,00 | |
| 1.000,00 | Total | 1.000,00 |
Un ordenador no es un gasto, es inmovilizado (se va a usar más de un año): cuenta (217). Como el IVA va incluido, primero sacamos la base: 1.000 / 1,21 = 826,45 €. El IVA es la diferencia: 173,55 €. El banco disminuye, así que va al haber.
Asiento 3 (08/01): compra de mercaderías a crédito
Compra mercaderías por 2.500 € más IVA. Queda pendiente de pago.
| Debe | Cuenta | Haber |
|---|---|---|
| 2.500,00 | (600) Compras de mercaderías | |
| 525,00 | (472) Hacienda Pública, IVA soportado | |
| a (400) Proveedores | 3.025,00 | |
| 3.025,00 | Total | 3.025,00 |
Las compras de mercaderías son un gasto: (600) al debe por la base. El IVA soportado, 525,00 €, también al debe. Como no pagamos, nace una deuda con el proveedor: (400) al haber por el total, 3.025,00 €.
Asiento 4 (12/01): venta de mercaderías a crédito
Vende mercaderías por 800 € más IVA. El cliente pagará más adelante.
| Debe | Cuenta | Haber |
|---|---|---|
| 968,00 | (430) Clientes | |
| a (700) Ventas de mercaderías | 800,00 | |
| a (477) Hacienda Pública, IVA repercutido | 168,00 | |
| 968,00 | Total | 968,00 |
La venta es un ingreso: (700) al haber. El IVA que cobramos al cliente es una deuda con Hacienda: (477) al haber. El cliente nos debe el total, 968,00 €: (430) al debe.
Asiento 5 (15/01): devolución de una venta
El cliente de la operación anterior devuelve mercaderías por 230 €, IVA incluido.
| Debe | Cuenta | Haber |
|---|---|---|
| 190,08 | (708) Devoluciones de ventas y operaciones similares | |
| 39,92 | (477) Hacienda Pública, IVA repercutido | |
| a (430) Clientes | 230,00 | |
| 230,00 | Total | 230,00 |
Las devoluciones de ventas no se restan de la (700): van a su propia cuenta, la (708), en el debe. Base: 230 / 1,21 = 190,08 €; IVA: 39,92 €, que cargamos en la (477) porque ya no lo debemos a Hacienda. El cliente nos debe 230 € menos: (430) al haber.
Asiento 6 (20/01): venta con letra de cambio
Vende mercaderías por 7.000 € más IVA. El cliente acepta una letra de cambio a 10 meses.
| Debe | Cuenta | Haber |
|---|---|---|
| 8.470,00 | (431) Clientes, efectos comerciales a cobrar | |
| a (700) Ventas de mercaderías | 7.000,00 | |
| a (477) Hacienda Pública, IVA repercutido | 1.470,00 | |
| 8.470,00 | Total | 8.470,00 |
Igual que una venta a crédito, pero el derecho de cobro está documentado en una letra aceptada: se usa la (431) en lugar de la (430). Al vencer en menos de un año, es activo corriente.
Asiento 7 (22/01): pago a un proveedor
Paga por transferencia la factura de la operación 3.
| Debe | Cuenta | Haber |
|---|---|---|
| 3.025,00 | (400) Proveedores | |
| a (572) Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros | 3.025,00 | |
| 3.025,00 | Total | 3.025,00 |
La deuda con el proveedor desaparece: (400) al debe. Sale dinero del banco: (572) al haber.
Asiento 8 (25/01): anticipo a un proveedor
Entrega a un proveedor un anticipo de 2.000 € más IVA por transferencia, a cuenta de un pedido de mercaderías.
| Debe | Cuenta | Haber |
|---|---|---|
| 2.000,00 | (407) Anticipos a proveedores | |
| 420,00 | (472) Hacienda Pública, IVA soportado | |
| a (572) Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros | 2.420,00 | |
| 2.420,00 | Total | 2.420,00 |
El anticipo todavía no es una compra: es un derecho frente al proveedor, (407) al debe. Los anticipos llevan IVA, así que el IVA soportado se anota ya, en este momento.
Asiento 9 (26/01): factura de la luz
Le cargan en el banco la factura de la luz: 150 € más IVA.
| Debe | Cuenta | Haber |
|---|---|---|
| 150,00 | (628) Suministros | |
| 31,50 | (472) Hacienda Pública, IVA soportado | |
| a (572) Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros | 181,50 | |
| 181,50 | Total | 181,50 |
La luz es un gasto de la cuenta (628) Suministros. Se paga en el momento, así que el haber es directamente el banco.
Asiento 10 (28/01): compra de mercaderías con anticipo
Recibe del proveedor de la operación 8 mercaderías por 4.200 € más IVA. Descuenta el anticipo y paga el resto por transferencia.
| Debe | Cuenta | Haber |
|---|---|---|
| 4.200,00 | (600) Compras de mercaderías | |
| 462,00 | (472) Hacienda Pública, IVA soportado | |
| a (407) Anticipos a proveedores | 2.000,00 | |
| a (572) Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros | 2.662,00 | |
| 4.662,00 | Total | 4.662,00 |
La compra va por su importe total, 4.200 €, en la (600). El anticipo se cancela: (407) al haber. El IVA del anticipo ya se soportó en la operación 8, así que ahora solo hay IVA sobre lo que falta: 2.200 × 21 % = 462,00 €. Pagamos 2.200 + 462,00 = 2.662,00 €.
Asiento 11 (30/01): cobro de un cliente
El cliente de las operaciones 4 y 5 paga por transferencia lo que debía.
| Debe | Cuenta | Haber |
|---|---|---|
| 738,00 | (572) Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros | |
| a (430) Clientes | 738,00 | |
| 738,00 | Total | 738,00 |
El cliente debía 968,00 € de la venta menos 230 € de la devolución: 738,00 €. Entra dinero en el banco, (572) al debe, y desaparece el derecho de cobro, (430) al haber.
Así queda el libro diario completo
| Nº | Fecha | Debe | Cuenta | Haber |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 01/01 | 6.000,00 | (216) Mobiliario | |
| 5.000,00 | (300) Mercaderías | |||
| 3.000,00 | (430) Clientes | |||
| 20.000,00 | (572) Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros | |||
| a (100) Capital social | 25.000,00 | |||
| a (113) Reservas voluntarias | 5.000,00 | |||
| a (400) Proveedores | 4.000,00 | |||
| 2 | 03/01 | 826,45 | (217) Equipos para procesos de información | |
| 173,55 | (472) Hacienda Pública, IVA soportado | |||
| a (572) Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros | 1.000,00 | |||
| 3 | 08/01 | 2.500,00 | (600) Compras de mercaderías | |
| 525,00 | (472) Hacienda Pública, IVA soportado | |||
| a (400) Proveedores | 3.025,00 | |||
| 4 | 12/01 | 968,00 | (430) Clientes | |
| a (700) Ventas de mercaderías | 800,00 | |||
| a (477) Hacienda Pública, IVA repercutido | 168,00 | |||
| 5 | 15/01 | 190,08 | (708) Devoluciones de ventas y operaciones similares | |
| 39,92 | (477) Hacienda Pública, IVA repercutido | |||
| a (430) Clientes | 230,00 | |||
| 6 | 20/01 | 8.470,00 | (431) Clientes, efectos comerciales a cobrar | |
| a (700) Ventas de mercaderías | 7.000,00 | |||
| a (477) Hacienda Pública, IVA repercutido | 1.470,00 | |||
| 7 | 22/01 | 3.025,00 | (400) Proveedores | |
| a (572) Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros | 3.025,00 | |||
| 8 | 25/01 | 2.000,00 | (407) Anticipos a proveedores | |
| 420,00 | (472) Hacienda Pública, IVA soportado | |||
| a (572) Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros | 2.420,00 | |||
| 9 | 26/01 | 150,00 | (628) Suministros | |
| 31,50 | (472) Hacienda Pública, IVA soportado | |||
| a (572) Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros | 181,50 | |||
| 10 | 28/01 | 4.200,00 | (600) Compras de mercaderías | |
| 462,00 | (472) Hacienda Pública, IVA soportado | |||
| a (407) Anticipos a proveedores | 2.000,00 | |||
| a (572) Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros | 2.662,00 | |||
| 11 | 30/01 | 738,00 | (572) Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros | |
| a (430) Clientes | 738,00 | |||
| 58.719,50 | Sumas del diario | 58.719,50 |
Las sumas totales del debe y del haber del diario coinciden (58.719,50 €). Es la primera comprobación de que no se ha descuadrado ningún asiento.
Del libro diario al libro mayor
El libro mayor reordena la misma información por cuentas: recoge, para cada cuenta, todos los movimientos del diario y su saldo. Así queda la cuenta de bancos:
| Fecha | Asiento | Debe | Haber | Saldo |
|---|---|---|---|---|
| 01/01 | 1. Asiento de apertura | 20.000,00 | 20.000,00 D | |
| 03/01 | 2. Compra de un ordenador | 1.000,00 | 19.000,00 D | |
| 22/01 | 7. Pago a un proveedor | 3.025,00 | 15.975,00 D | |
| 25/01 | 8. Anticipo a un proveedor | 2.420,00 | 13.555,00 D | |
| 26/01 | 9. Factura de la luz | 181,50 | 13.373,50 D | |
| 28/01 | 10. Compra de mercaderías con anticipo | 2.662,00 | 10.711,50 D | |
| 30/01 | 11. Cobro de un cliente | 738,00 | 11.449,50 D |
A 31 de enero, la empresa tiene 11.449,50 € en el banco.
Balance de comprobación de sumas y saldos
Con todos los mayores se prepara el balance de comprobación. Si las sumas del debe y del haber coinciden, y los saldos deudores y acreedores también, el diario está cuadrado.
| Cuenta | Suma debe | Suma haber | Saldo deudor | Saldo acreedor |
|---|---|---|---|---|
| (100) Capital social | 0,00 | 25.000,00 | 25.000,00 | |
| (113) Reservas voluntarias | 0,00 | 5.000,00 | 5.000,00 | |
| (216) Mobiliario | 6.000,00 | 0,00 | 6.000,00 | |
| (217) Equipos para procesos de información | 826,45 | 0,00 | 826,45 | |
| (300) Mercaderías | 5.000,00 | 0,00 | 5.000,00 | |
| (400) Proveedores | 3.025,00 | 7.025,00 | 4.000,00 | |
| (407) Anticipos a proveedores | 2.000,00 | 2.000,00 | ||
| (430) Clientes | 3.968,00 | 968,00 | 3.000,00 | |
| (431) Clientes, efectos comerciales a cobrar | 8.470,00 | 0,00 | 8.470,00 | |
| (472) Hacienda Pública, IVA soportado | 1.612,05 | 0,00 | 1.612,05 | |
| (477) Hacienda Pública, IVA repercutido | 39,92 | 1.638,00 | 1.598,08 | |
| (572) Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros | 20.738,00 | 9.288,50 | 11.449,50 | |
| (600) Compras de mercaderías | 6.700,00 | 0,00 | 6.700,00 | |
| (628) Suministros | 150,00 | 0,00 | 150,00 | |
| (700) Ventas de mercaderías | 0,00 | 7.800,00 | 7.800,00 | |
| (708) Devoluciones de ventas y operaciones similares | 190,08 | 0,00 | 190,08 | |
| Totales | 58.719,50 | 58.719,50 | 43.398,08 | 43.398,08 |
La (407) Anticipos a proveedores tiene saldo cero: el anticipo de la operación 8 se canceló por completo con la compra de la operación 10.
Errores más frecuentes
- Calcular el IVA sobre un importe que ya lo incluye. Si el enunciado dice «IVA incluido», divide entre 1,21; no multipliques por 0,21.
- Anotar la compra de un ordenador o un mueble en la (600). La (600) es solo para mercaderías; el inmovilizado va al grupo 2.
- Restar las devoluciones directamente de la (700) o la (600). Tienen sus propias cuentas: (708) y (608).
- Volver a contar el IVA del anticipo en la compra definitiva. Solo se soporta IVA sobre la parte no anticipada.
- Saltarse el orden de fechas o la numeración: el diario es cronológico.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre el libro diario y el libro mayor?
El diario ordena las operaciones por fecha: es la historia de la empresa día a día. El mayor ordena la misma información por cuentas: te dice cuánto ha cambiado y cuánto vale cada cuenta. Primero se hace el diario y después se pasa al mayor.
¿Es obligatorio llevar el libro diario?
Sí, para las sociedades mercantiles y los empresarios individuales con actividad mercantil, según el Código de Comercio. Los autónomos en estimación directa simplificada y los profesionales llevan, en general, libros registro fiscales (de ingresos, gastos y bienes de inversión) en lugar del diario.
¿Se puede llevar el libro diario en Excel?
Sí. La ley no exige un programa concreto: lo importante es que el diario recoja todas las operaciones, esté cuadrado y se legalice en el Registro Mercantil. En la práctica se usa un programa de contabilidad, porque genera el mayor y los balances automáticamente.
¿Cuántos asientos lleva un libro diario?
Tantos como operaciones tenga la empresa. Como mínimo, el de apertura al principio del ejercicio y, al final, los de regularización y cierre. Puedes ver el año completo en el ejercicio de contabilidad completo y resuelto.
¿Qué significa la «a» delante de las cuentas del haber?
Es la forma tradicional de escribir el asiento: «(600) Compras a (400) Proveedores» se lee «cargamos compras con abono a proveedores». La «a» solo indica que esa cuenta va al haber.
Sigue practicando
- Asiento de apertura con ejemplos
- Libro mayor: ejemplo
- Asientos contables: ejemplos resueltos
- Ejercicio de contabilidad completo y resuelto
- Regularización de existencias
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