Todo empresario está obligado a llevar una contabilidad ordenada en unos libros contables. El Código de Comercio exige dos: el libro de Inventarios y Cuentas Anuales y el libro Diario. Te explico qué contiene cada uno, qué otros libros se usan, cómo se legalizan y cuánto tiempo hay que guardarlos.
Los libros obligatorios según el Código de Comercio
El artículo 25 del Código de Comercio dice que todo empresario debe llevar una contabilidad ordenada, adecuada a su actividad, que permita seguir cronológicamente todas sus operaciones y elaborar periódicamente balances e inventarios. Los libros obligatorios son:
| Libro | Qué contiene |
|---|---|
| Libro Diario | Todas las operaciones, día a día, en forma de asientos. Se permite anotar totales de periodos no superiores a un mes, si el detalle está en otros registros. |
| Libro de Inventarios y Cuentas Anuales | El balance inicial detallado, los balances de comprobación con sumas y saldos (al menos trimestrales), el inventario de cierre y las cuentas anuales. |
El libro Diario
Recoge los asientos por orden de fecha. Cada asiento tiene un número, una fecha, las cuentas que se cargan y se abonan, sus importes y una breve explicación. Ejemplo de dos asientos en el diario:
| Nº | Fecha | Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 01/01 | (572) Bancos c/c | 10.000,00 | |
| a (100) Capital social | 10.000,00 | |||
| 2 | 03/01 | (600) Compras de mercaderías | 2.000,00 | |
| a (400) Proveedores | 2.000,00 |
Tienes un ejemplo completo, con PDF descargable, en el libro diario: ejemplo resuelto.
El libro de Inventarios y Cuentas Anuales
Se abre con el balance inicial detallado de la empresa. Durante el año se copian en él, al menos cada trimestre, los balances de comprobación de sumas y saldos. Al cierre se transcriben el inventario de todos los bienes, derechos y deudas y las cuentas anuales: balance, cuenta de pérdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo (cuando sea obligatorio) y memoria.
¿Y el libro Mayor?
El libro Mayor, que agrupa los movimientos por cuentas, no es obligatorio por ley, pero en la práctica todos los programas de contabilidad lo generan, porque es imprescindible para saber el saldo de cada cuenta y preparar el balance de sumas y saldos.
Otros libros obligatorios para las sociedades
- Libro de actas: los acuerdos de la junta de socios y del consejo de administración.
- Libro registro de socios (sociedades limitadas) o de acciones nominativas (sociedades anónimas).
- Libro registro de contratos entre la sociedad unipersonal y su socio único.
¿Y los autónomos?
Depende de cómo tributen en el IRPF. Los empresarios en estimación directa normal con actividad mercantil deben llevar contabilidad según el Código de Comercio. En estimación directa simplificada o en módulos basta con los libros registro fiscales: de ventas e ingresos, de compras y gastos y de bienes de inversión. Además, quien presenta IVA lleva los libros registro de facturas expedidas y recibidas.
Legalización de los libros
Los libros de las sociedades se legalizan de forma telemática en el Registro Mercantil de su domicilio, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio. Para un ejercicio que termina el 31 de diciembre, el plazo acaba el 30 de abril.
¿Cuánto tiempo hay que guardarlos?
El Código de Comercio obliga a conservar los libros, la correspondencia y los justificantes durante seis años desde el último asiento. A efectos fiscales conviene tenerlos mientras Hacienda pueda revisar, que suele ser cuatro años desde que acaba el plazo de presentar cada impuesto (más si hay bases negativas o deducciones pendientes).
Requisitos de forma
- Se llevan con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, tachaduras ni raspaduras.
- Los errores se corrigen con un asiento de rectificación, nunca borrando.
- Pueden llevarse en formato electrónico, que es lo habitual.
- El empresario es responsable de la contabilidad aunque la lleve una gestoría.
Sigue con el curso
- Lección anterior: El Plan General Contable
- Siguiente lección: Balance inicial y masas patrimoniales
- Ejemplo de libro diario
- Ejemplo de libro mayor
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