En general, el back office proporciona la documentación requerida y el soporte técnico a la oficina principal para facilitar el curso del trabajo y las transacciones comerciales. Las personas en el back office realizan tareas de procesamiento y gestión de datos en proyectos manejados por la oficina principal, como mantener cuentas, mantener registros y verificar el cumplimiento de las regulaciones.
¿Qué es back office?
El back office es el departamento de soporte de la empresa que lleva a cabo funciones administrativas que ayudan a los puestos de cara al cliente en el desempeño de sus responsabilidades.
En algunas empresas, el back office también está especializado en la oferta de servicios de contabilidad y finanzas, así como en liquidaciones, autorizaciones y servicios de TI. Aunque el back office no se enfrenta a los clientes, es la columna vertebral de la empresa, ya que maneja varias funciones que son importantes para la mejor representación de la organización ante los clientes en la oficina principal.
Funciones principales del puesto
A continuación te enumero y explico brevemente las funciones y tareas principales de back office:
- Funciones administrativas: gestionar tareas junto a recursos humanos, como organizar en función a productividad la plantilla, actualización constante de la base de datos de la empresa y tener un control de la información que circula de cara a los clientes.
- Funciones de facturación: todo lo relacionado con la emisión, gestión y archivo de facturas y abonos.
- Gestionar posibles pedidos: cuando se contrata un servicio de back office, tener un departamento que gestione la entrada de pedidos y posibles productos necesarios, es una gran ventaja para la empresa.
- Gestión de cobros e impagos: ésta tarea es primordial para la compañía, ya que tener un departamento especializado para ésta función puede ahorrar muchos dolores de cabeza.
- Campañas de email marketing: todo lo que abordan éstas campañas en cuanto al envío de mails a potenciales clientes.
- Comunicación con los clientes: informar a los clientes con toda transparencia y mantener una comunicación constante con ellos para solucionar cualquier posible duda o incidencia.
Ejemplo de back office
Marta trabaja como gerente de back office en una empresa de seguros en Madrid. Actualmente, la compañía ocupa 35 trabajadores, pero se espera que crezca pronto.
El papel clave de Marta es supervisar la actividad comercial de la empresa para garantizar que cumpla con las regulaciones. Monitoriza las tareas administrativas de la oficina para garantizar un buen flujo de trabajo con la oficina principal, incluida la conciliación de procedimientos y comunicación entre la oficina principal y la oficina administrativa, así como con los trabajadores.
Además, Marta tiene una licenciatura en contabilidad. Ella es una experta en Excel; por lo tanto, genera informes de pérdidas y ganancias para rastrear el desempeño de la compañía.
Otras funciones que desempeña son, mejorar los procesos de control de backoffice, desarrollar un manual de procedimientos, asegurar que todos los empleados sigan dichos procedimientos e implementar nuevos procesos cuando y donde sea necesario.
Marta es una apasionada en su trabajo, y forma parte indispensable en el equipo de back office ya que reúne las habilidades necesarias para llevar a cabo efectivamente las tareas del puesto y responsabilidades de la oficina principal.
