En el post de hoy, te traigo una guía con la que aprenderás qué es la facturación y para qué sirve. Te tengo preparado explicaciones, ejemplos, plantillas y en definitiva, numerosos recursos que te ayudarán a comprender toda la problemática que rodea a la factura.
Empecemos echando un vistazo a lo que dice la Ley del IVA sobre la facturación.
La ley española del Impuesto al Valor Añadido indica que existe una obligación por parte de empresarios y profesionales, por la cual deben expedir factura y albarán de los envíos de bienes y servicios que estén vinculados con su actividad económica, tanto si están sujetas o no sujetas a IVA, incluso si estuvieran exentas del mismo.
¿Qué es la Facturación?
Vale, ya vemos que la ley obliga a emitir facturas, pero, ¿Qué es la facturación?. Definámosla:
La facturación es el proceso que siguen los profesionales y empresas para reflejar de forma documentada toda acción llevada a cabo con la realización, el envío, recepción, cobro, pago o reclamación de las facturas.
¿Qué es una factura?
La facturación implica la emisión de facturas, pero ahora debemos entender qué es una factura y qué partes la compone.
La factura es un documento en el que se muestra la compraventa de productos y/o servicios que ha sucedido entre comprador y vendedor. Las partes que componen una factura y las cuáles son obligatorias reflejar en ella son:
- Nombre de la empresa o profesional, NIF/CIF, dirección de domicilio (estos datos tanto del emisor, como del receptor de la factura)
- Información detallada de las unidades y precio del producto o el servicio prestado, información de descuentos aplicables, porcentaje y cuota de IVA, base imponible, importe bruto e importe neto.
- Información sobre plazos, método de entrega (empresa de transporte si hubiera) y forma de pago.
- Identificativo o número de factura, fecha y lugar.
Tipos de facturas
En España, existen varios tipos de facturas que profesionales y empresas utilizan a diario en sus operaciones económicas, por lo que es importante que definamos estos diferentes modelos para conocer sus usos y evitar posibles confusiones:
- Factura ordinaria: esta es la más común y la que nos encontraremos en la mayoría de operaciones de compraventa de productos o servicios.
- Factura electrónica: la característica principal de este tipo de facturas, es que ha de contener una firma electrónica (los campos que contendrá serán los mismo que los de una factura ordinaria).
- Factura recapitulativa: agrupa las facturas y albaranes a un mismo destinario que se han emitido en un mes natural. Resume dichas operaciones en la misma.
- Factura rectificativa: anteriormente conocidas como facturas de abono o negativas, se utilizan cuando concurrimos en algún error a la hora de facturar. Se emite en sustitución o corrección de otra factura.
- Factura simplificada o ticket: estas no contienen los datos del destinatario salvo que este lo solicitara, y tampoco figura desglosada la cuota del IVA de la operación. En su lugar, detalla que el IVA está incluido.
- Factura proforma: a diferencia de todas las anteriores facturas, la factura proforma no tiene validez fiscal, ya que se trata de un presupuesto de carácter comercial.
Cómo hacer una factura
Para hacer una factura de forma correcta es necesario completar los campos que a continuación nombraré, y tener otros aspectos en cuenta que más adelante detallaré.
los campos imprescindibles que se deben de completar a la hora de hacer una factura son:
- Nombre o razón social.
- DNI, NIE o NIF.
- Numero de factura.
- Fecha de factura.
- Dirección del domicilio fiscal.
- Código postal.
- Descripción del producto o servicio.
- Base imponible.
- Cuota de IVA.
- Valor total de la factura.
De estos elementos, es imprescindible entender que el número y fecha de facturación ha de ser correlativa.
¿Qué quiero decir con esto?. Pues que demos evitar uno de los errores más recurrentes a la hora de facturar, saltarse el orden en el se emiten.
Pongamos un ejemplo: si la factura n°1 se emitió el día 01/01, la factura n°2 se emitió el día 03/01 y la factura n°3 se emitió el día 04/01, si en ese momento nos percatamos de que hay que crear una factura con fecha 02/01, esta se confeccionará con el n°4 y habremos incurrido en un error (de ahí la importancia de respetar la correlatividad).
Hacer Facturas Online
¿Hacer una factura online? Como lo lees. Esto es posible gracias a la web invoicehome.com, que te permite crear facturas completamente personalizadas y de forma gratuita.
Tan sólo tienes que crear la factura (rellenar campos y estilizar) e introducir una dirección de correo electrónico al que desees que te envíen el modelo de factura en pdf que has creado.
Descargar Modelos de factura
Voy a facilitarte la descarga de varias plantillas de factura en diferentes formatos, para que las utilices y rellenes a conveniencia.
Descarga modelos de factura en Word en el enlace de abajo.
Descargar Factura proforma Word
Descargar Factura rectificativa Word
Programas de Facturación
Un programa de facturación hace que puedas tener automatizada toda la tarea que implica emitir, recibir y controlar facturas.
Con estos aplicativos evitarás el error que comentamos anteriormente sobre el número y fecha de factura.
Eso sí, un software de facturación te ayuda a llevar un control de las operaciones económicas de tu negocio, pero no hace todo el trabajo. Quiero decir con esto, que previo a utilizar uno de estos programas, es necesario contar con unas bases de conocimiento sólidas en facturación, contabilidad y administración en general.
Para ello, en el mercado hay una gran variedad de softwares que ayudan con esta función, y te voy a mostrar un breve resumen de las mejores opciones que existen actualmente:
Factusol
Factusol es un programa de facturación de fácil uso, intuitivo y gratuito. Si bien es verdad que necesita mejoras de personalización, es un software muy útil para pequeñas empresas y autónomos que estén buscando una aplicación para llevar sus facturas.
¿Qué ventajas tiene Factusol?
- Permite el envío de facturas por correo electrónico.
- Creación de presupuestos, facturas, albaranes y recibos.
- Rapidez a la hora de pasar presupuestos aceptados a facturas.
- La curva de aprendizaje es baja, puede superarse en poco tiempo.
- Aporta eficiencia en el entorno laboral.
¿Qué debe mejorar Factusol?
- Principalmente la personalización de opciones.
- Seguridad a la hora de eliminar datos o documentos.
- Una vez instalada una versión, no puede actualizarse a las nuevas versiones en la versión free.
Si quieres visitar su web para conocer más detalles y descargar Factusol, accede al link que te dejo más abajo.
Holded
Holded es un programa de facturación y contabilidad muy completo y versátil. Está recomendado para autónomos y pymes por su facilidad de manejo y variedad de funciones que hacen de este programa un ERP fiable y con buena relación calidad-precio.
El plan básico para empresas es de 25€ al mes, y el de autónomos por tan solo 9€ al mes.
¿Qué ventajas tiene Holded?
- Conciliación bancaria: es muy ágil en el registro de movimientos bancarios.
- Automatización de los procesos de ventas y facturación.
- Gestión contable y de almacén.
- Control exhaustivo de los gastos de empresa
¿Qué debe mejorar Holded?
- Los usuarios echan en falta poder personalizar las plantillas predeterminadas.
- En general, falta una mayor implementación de funciones de configuración.
Si quieres visitar su web para conocer más detalles y empezar a probar Holded gratis durante 14 días (sin tarjeta), accede al link que te dejo más abajo.
¿Cuál es el mejor programa de facturación?
Cuando buscamos un software que automatice nuestras tareas de facturación, lo más interesante es que sea lo más rentable posible, y con rentable no me refiero necesariamente a que sea gratis.
Si colocamos los programas en una balanza, debemos sopesar aspectos como: el rendimiento del software, los recursos que ofrece y el precio.
Sabiendo las necesidades que tenga nuestro negocio nos será más fácil optar por una solución u otra.
Pues bien, aquí es donde entra FacturasCloud, el que actualmente parece ser el mejor programa de facturación y no sin motivos.
En resumen, es un programa que ofrece un gran abanico de recursos, que te permitirá centralizar la gestión de todas tus facturas, clientes, proveedores y productos, visualizar informes, control de envío de documentación, etc.
Lo mejor, este programa es totalmente gratuito, que sumado a su buen funcionamiento, hacen de él la mejor apuesta actual. Accede a su web en el link que te dejo más abajo.
Preguntas frecuentes sobre la facturación
¿Es lo mismo albarán que factura?
No, no es el mismo documento y tampoco su función. El albarán es un documento informativo, y la diferencia entre albarán y factura, es que el primero (el albarán) no es un documento tributario, es decir, que no debemos presentarlo a Hacienda.
El albarán suele utilizarse como justificante de entrega del producto o servicio, y es recomendable tenerlo adjunto (llegado el momento) a su correspondiente factura.
¿Durante cuanto tiempo debemos guardar las facturas?
La Ley del Código de Comercio establece que son 6 los años que se deben de guardar las facturas. Aunque lo recomendables sería conservarlas hasta pasados los 10 años.
¿Por qué guardarlas durante 10 años? El motivo es por posibles sanciones fiscales, ya que un delito fiscal, si es menor prescribiría a los 5 años, pero en el caso de un delito mayor (así lo establece el artículo 305 del Código Penal) podría no prescribir hasta los 10 años.
¿Se puede facturar sin ser autónomo?
Sí, es la respuesta inicial directa y real, se puede facturar sin necesidad de darse de alta en la RETA (mediante los modelos 036 y 037), pero hay algo que no se debería de evitar en el proceso de facturación, y es: darse de alta en Hacienda para facturar y declarar los ingresos por IVA (a través del modelo 303), también el IRPF (a través del modelo 130), ambos de forma trimestral y con un resumen anual.
Una vez hagas esta tramitación y finalizada la facturación, deberás darte de baja en Hacienda, ya que un requisito para realizar la facturación sin ser autónomo, es que la actividad económica que realizas no sea habitual. Para darte de baja en Hacienda deberás hacerlo nuevamente con los modelos 036 y 037 (sí, son los mismos que utilizarías para darte de alta).
Hablando de los requisitos que detalla el Estatuto de los Trabajadores Autónomos por los cuales se puede facturar sin necesidad de darse de alta en la RETA, a parte del mencionado, hay uno más que especifica que la actividad económica a realizar no deberá generar ingresos superiores al salario mínimo interprofesional.
La realidad, es que se puede facturar sin necesidad de ser autónomo, pero eso no nos exime de penalizaciones por parte de Hacienda incluso cumpliendo con las dos pautas anteriormente mencionadas, aunque cumplirlas ayudaría bastante a salir victorioso en el caso de tener que llegar a los tribunales.
¿Por qué? El motivo es precisamente la Seguridad Social, que puede recibir aviso desde Hacienda sobre nuestra situación como «autónomo no constituido totalmente» e iniciar un procedimiento sancionador que nos obligue a pagar las cuotas de autónomo no abonadas durante los periodos facturación con un recargo del 20%.
Como digo, los tribunales han asentado jurisprudencia a favor del autónomo durante los últimos años, pero eso no quita que se deba recurrir la sanción y se deba asumir el coste que ello conlleva.
Por ello, la respuesta final es: sí, pero asumiendo el riesgo de ser sancionado, que independientemente de si la sanción sea justa o no, no se sabrá hasta recurrir dicha procedimiento sancionador, e incluso iniciar un procedimiento judicial contra la administración (no es muy alentador, no, pero es la realidad actual).
Espero que este artículo pueda serte de ayuda. Te deseo un buen día y te mando un saludo 😉